Ako si zjednodušiť mailovú komunikáciu so zákazníkom

Písanie správ a komunikácia si vyžaduje určitý čas.

Uvediem vám zopár cenných tipov, ako si túto prácu zrýchliť a uľahčiť.

Jedná sa o tipy, ktoré môžete ihneď začať používať. Cieľom nich je dosiahnuť, aby ste s písaním rovnakých správ dokola strácali čo najmenej času. Väčšina mailovej komunikácie sa stále týka toho istého.

Komunikovanie formou mailov je v dnešných dňoch štandardom. Ich čítaniu a písaniu sa venujeme významnú časť pracovnej doby.

Maily, ktoré bežne píšete zákazníkom by nemali pripomínať reklamné maily, aby ich omylom nevymazal ako spam. Znamená to, že je lepšie používať klasickú formu mailu, ako HTML šablóny. Mail by mal vyzerať tak, ako váš zákazník očakáva, žeby mal vyzerať.

 

Nezabúdajte, že veľká časť zákazníkov (najmä na Slovensku je to časté) číta maily na mobilných zariadeniach (mobil, tablet). Odporúčam preto používať väčšie fonty písma, čierny text na bielom pozadí, ktorý je najlepšie čitateľný. Ak používate v tele mailovej správy obrázky, mali by byť optimalizované pre zobrazenie na webe (uložené ako JPEG pre Web).

Tipy ako zrýchliť mailovú komunikáciu:

  1. Majte vopred pripravené mailové správy pre rôzne typy komunikácie.

    Často sa opakujú v našej obchodnej praxi podobné situácie. Zákazníci požadujú podobné informácie, predkladáte im podobné správy. Môže byť pre vás užitočné mať vopred pripravené maily na rôzne okolnosti. Aké sú výhody takýchto správ? Ste rýchlo pripravený odpovedať na základné témy – ušetríte čas. Zjednotíte si spôsob komunikácie – zákazník si môže zvyknúť na spôsob vašej komunikácie. Dáte si viac pozor na chyby – vyhnete sa preklepom, nepresnostiam v texte. S textom pracujete premyslenejšie a zahrniete doňho podstatné informácie.

  • Na vytvorenie vzorových mailových správ môžete použiť ľubovoľný softvér pre správu textov. Z platených je známy Word z Microsoft Office. Bezplatné sú napríklad Notepad++ či nástroje OpenOffice.
  • Ak si netrúfate písať texty sami, môžete si na to najať špecialistu, tzv. copywritra, ktorý sa živí tvorbou textov. Bude zárukou čtivého textu bez štylistických chýb.
  • Pripravené mailové správy sa môžu použiť v rôznych spôsoboch komunikácie, aj pri automatizovaných mailoch, ktoré je možné nastaviť u niektorých mailových správcoch.
  • Maily by nemali byť príliš dlhé. Odporúčam si tento mail prečítať viackrát. Všetko, čo je prebytočné a bez čoho je mail zmysluplný, môžete vymazať. Dajte ich prečítať viacerým ľuďom, či textu rozumejú a či by nechceli niečo zmeniť. Maily by mali obsahovať krátke vety, členené do odstavcov. Ak uvádzate výpočet niečoho, označte to odrážkami.
  • Mailová správa musí plniť svoj cieľ. To znamená, žeby mala mať presne definované, čo má zákazníkovi povedať. Definujte si pred začiatkom vytvárania tento cieľ písomne. Po skončení práce si skontrolujte, či ste tento cieľ splnili.
  • Každá mailová správa má mať tzv. Call-to-action, čo znamená výzvu k akcii. Položte si otázku: Čo urobí zákazník, keď dočíta tento mail? Je to z môjho textu zrejmé? Cieľ, ktorý by mal byť splnený môže byť odpovedať na otázku, vyplniť krátky dotazník, navštíviť určitú stránku, urobiť objednávku a podobne.
  • Mailové správy si môžete pripraviť dopredu na situácie, ktoré sa u vás opakujú, napríklad:
    1. Predstavenie firmy / vaše osoby
    2. Predstavenie produktov (pre každú skupinu produktov môžete mať jeden mail)
  • Postup ako urobiť určitú aktivitu, ktorá súvisí s vašou činnosťou.

 

…TIP: Pozrite si vašu mailovú komunikáciu. Čoho sa týkala opakovane? Na najčastejšie otázky odporúčam vytvoriť mailovú správu

  1. Používanie šablón v mailovej komunikácii.

Krátky postup ako vytvoriť šablónu mailu v Thunderbirde:

 

Krok č.1:

Vojdite do adresára, z ktorého neskôr budete posielať maily (pre každý adresár môžete vytvoriť jedinečnú šablónu). Otvorte si „Novú správu“.

Ako zrychlit krok1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Krok č.2:

Po otvorení novej správy vytvorte obsah šablóny. Môžete ju vytvoriť vo formáte HTML alebo ako textovú správu. Text šablóny by mal obsahovať všetky texty, ktoré sa opakujú (vrátane pätičky s kontaktom na vás).

Ako zrychlit krok2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Krok č.3:

Po vytvorení obsahu ju „Uložte ako… Šablónu“. Nezabudnite vyplniť „Predmet“ správy. Šablóna sa uloží do zoznamu šablón práve pod názvom „Predmetu“.

Predmet správy odporúčam písať bez diakritiky. Niektoré mailové softvéry zobrazujú nesprávne diakritiku. Môže to komplikovať čitateľnosť.

Ako zrychlit krok3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Krok č.4:

Šablónu nájdete v ľavom menu, v časti „Šablóny“. Kliknutím sa vám otvorí základná mailová správa vytvorená vami v predošlých krokoch.

Šablóny, ktoré odporúčam mať vytvorené:

  • Potvrdenie o prijatí žiadosti o cenovú ponuku
  • Zaslanie cenovej ponuky
  • Reklamná akcie, zľava na tovar a podobne
  • Krátke predstavenie vašej činnosti

Ako zrychlit krok4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Krok č.5:

Mailovú správu zo šablóny môžete personalizovať vložením mailovej adresy, oslovenia na úvod mailu prípadne aj zmenami v texte mailu. Zákazník tak získa dojem osobnej komunikácie s vami.

K mailu môžete priložiť prílohu, hypertextové odkazy, jednoducho čokoľvek ako pri iných mailových správach.

Ako zrychlit krok5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Používanie pätičky v mailovej správe.

    1. Môžete ju mať vytvorenú ako samostatný text alebo ako html dokument.
    2. Čo odporúčame dať do pätičky mailu:
      • Srdečný pozdrav a za ním celé meno s funkciou. Napríklad: So srdečným pozdravom, Daniel BORIS, riaditeľ.
      • Kontakt v textovej podobe (nie obrázok), aby sa dal ľahko skopírovať. Kontakt by mal obsahovať najmä: e-mail, telefónne číslo. Odporúčam uviesť názov firmy alebo značky, ktorú zastupujete, jej URL adresu.
  • Čo tam môže byť a nemusí: odkaz na sociálne siete, reklamný slogan, priestor pre akciu, zľavu (reklama formou textu či banneru).
  • Čo môže pomôcť: Dať k menu vašu fotografiu, čo spôsobí oveľa osobnejšie.

  1. Využívanie automatizácie pri mailovej komunikácii.

    1. Aké softvéry to umožňujú: Smartemailing.cz či Mailchimp.com

Chcete vedieť viac?
Napíšte mi komentár a rád vám poradím.

 

Facebooktwittergoogle_pluspinterestmail
Komentáre
  • eBook zadarmo
  • Kategórie článkov